 E-ON RIX - CONTRACTS |
 |
Εάν η επιχείρησή σας ασχολείται με την παροχή υπηρεσιών, τότε υπάρχει μια σειρά από θέματα που αφορούν τις συμβάσεις που υπογράφετε με τους πελάτες σας. Τα ζητήματα αυτά είναι τόσο διαχειριστικά όσο και καθημερινής λειτουργίας της επιχείρησης. Δεδομένου ότι αυτό που «πουλάτε» είναι «ώρες εργασίας», θα πρέπει να διασφαλίζετε ότι οι ώρες που αναλώνετε εσείς και το προσωπικό σας καταγράφονται με ακρίβεια, δεν «ξεχνιέται» τίποτα αλλά και συγκεντρώνονται εύκολα και γρήγορα, όταν έλθει η ώρα της τιμολόγησης.
Φυσικά, από τις συμβάσεις αυτές προκύπτουν και οι υποχρεώσεις σας απέναντι στους πελάτες σας. Πότε πρέπει να γίνει μια εργασία; Κάθε πότε επαναλαμβάνεται μια ενέργεια; Ποιός είναι ο καταλληλότερος υπάλληλος να την εκτελέσει; Τί προβλήματα εμφανίστηκαν στη σχέση σας με τον πελάτη σας και τί κάνατε για να τα επιλύσετε; Αυτά και άλλα ερωτήματα σας βοηθάει να απαντήσετε το Σύστημα διαχείρισης Συμβάσεων Πελατών που σας προτείνουμε.
Πιο αναλυτικά, το σύστημα χωρίζει τις διάφορες διαδικασίες και δίνει λύσεις στα επιμέρους θέματα, ως εξής:
Διαχείριση Συμβάσεων
• Καταγραφή των συμβάσεων (με φάσεις και αναλυτικές εργασίες, εφόσον απαιτείται και διαχείριση έργου που συνδεέται με τη σύμβαση – δείτε και E-ON RIX PROJECTS ), όπου αναλύονται, εκτός των άλλων, οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης καθώς και δόσεις τιμολόγησης που τυχόν έχουν συμφωνηθεί.
• Καταγραφή των ατόμων που εμπλέκονται στην κάθε σύμβαση γι τον συγκεκριμένο πελάτη, μαζί με στοιχεία ωριαίας τιμολόγησης (billing rate).
• Επισύναψη φυσικών εγγράφων (documents) για να έχετε και ηλεκτρονικό αρχείο των συμβάσεών σας και κάθε μεταβολής ή επέκτασης.
• Αυτόματη τιμολόγηση δόσεων όταν αυτές «ωριμάζουν», μέσω εγκριτικού workflow (που μόνο μετά την έγκριση οδηγεί στην έκδοση τιμολογίου). Ελεγκτικά reports γι αυτή τη διαδικασία.
• Έκδοση τιμολογίου σε πολλαπλά επίπεδα ανάλυσης (π.χ. ανά πελάτη, ανά πελάτη και σύμβαση κ.α.).
• Η διαχείριση της σύμβασης εφόσον αυτή συνδέεται με έργο μπορεί να λειτουργήσει ταυτόχρονα και σαν το διαχειριστικό μέρος του έργου. Αν δηλαδή υπάρχει ανάγκη για contract management και για project management θα χρησιμοποιείτε ένα μόνο σύστημα!
Παρακολούθηση χρόνου
• Καταγραφή χρόνου (time report ή time sheet) ανά υπάλληλο, ημερομηνία, σύμβαση και έργο εφόσον συνδέεται.
• Καταγραφή πραγματικών ωρών, ωρών μισθοδοσίας (π.χ. έως 8 ανά ημέρα) και ωρών προς τιμολόγηση ή δωρεάν.
• Αυτόματος έλεγχος ελλιπών καταγραφών (π.χ. ποιός υπάλληλος δεν έχει συμπληρώσει 8 ώρες εντός μιας εργάσιμης ημέρας).
• Προαιρετικά, σύνδεση του time report με συγκεκριμένα αιτήματα πελατών (tickets) .
• Αυτόματη τιμολόγηση των time reports, μέσω εγκριτικού workflow παρόμοιου με τις δόσεις συμβάσεων.
• Έκδοση τιμολογίου σε πολλαπλά επίπεδα ανάλυσης (π.χ. ανά πελάτη, ανά πελάτη και σύμβαση κ.α.)
Ticketing
• Εάν οι υπηρεσίες που παρέχετε προκύπτουν και από έκτακτα αιτήματα πελατών (ad-hoc ή on-call κ.τ.λ.), τότε το υποσύστημα ticketing σας επιτρέπει να καταγράφετε αυτά τα αιτήματα και να τα συνδέετε με συμβάσεις.
• Τα αιτήματα (tickets) ακολουθούν πιθανώς εγκριτικό workflow, στο οποίο συμμετέχει ενεργά και ο πελάτης σας (π.χ. έγκριση προϋπολογισμού κόστους από τη μεριά του, έγκριση τεχνικής ανάλυσης κλπ.) μέσα από email – ή καλύτερα μέσα από το ίδιο το portal της εφαρμογής. Ο πελάτης σας γίνεται συν-χρήστης του συστήματός σας και εκτελεί ενέργειες που εσείς του έχετε επιτρέψει.
• Αναλυτική καταγραφή ωρών εργασίας από μέρους σας και επεξήγηση, όταν ο πελάτης σας το ζητά.
• Επισύναψη εγγραφών αλλά και άλλων τεχνικών λεπτομερειών που μπορεί να αφορούν εσάς (εσωτερική διαδικασία) ή τον πελάτη σας (τεχνικές επεξηγήσεις κλπ.).
• Καταγραφή αιτημάτων (tickets) από τον ίδιο τον πελάτη σας, εφ’ όσον το επιτρέψετε. Έτσι δίνετε μια πρόσθετη υπηρεσία στον πελάτη σας αλλά και αποφεύγετε μέρος της διαχείρισης του αιτήματος (τηλεφωνική επικοινωνία, καταχώρηση από τμήμα customer support).
• Διαδικασία ερωτήσεων/απαντήσεων εντός του αιτήματος (ticket) όταν το ένα μέρος ζητά διευκρινήσεις από το άλλο, χωρίς να χάνεστε μέσα στο προσωπικό email του κάθε υπαλλήλου με κίνδυνο να μην γίνουν αντιληπτές σημαντικές επισημάνσεις και διάλογος με τους υπεύθυνους του πελάτη.
• Διάφορα reports και στατιστικά για το status, το πλήθος και το οικονομικό μέρος των αιτημάτων (tickets).
Δείτε πως συνδέονται τα υποσυστήματα και οι επιμέρους λειτουργίες του E-ON RIX και σχηματικά.
Φυσικά, όλα τα παραπάνω αποτελούν μέρος της σουίτας E-ON RIX, η οποία επίσης περιλαμβάνει Εμπορική και Λογιστική διαχείριση αλλά και ενσωματωμένο CRM, εφόσον επιθυμείτε να προχωρήσετε τη σχέση σας με τους πελάτες σας, στο «επόμενο στάδιο».
|
|
|
|
|
|
| |
|