 E-ON MyWorkPlace HRM |
 |
EON MYWORKPLACE
Μια ευέλικτη σύγχρονη self service σουίτα που καλύπτει με ολοκληρωμένο τρόπο όλες τις πτυχές του κύκλου ζωής, της διαχείρισης και οργάνωσης του ανθρώπινου δυναμικού.
Ο Κύκλος της Διαχείρισης του Ανθρώπινου Δυναμικού
Ανάλυση Αναγκών
Η λειτουργία αυτή είναι συνδεδεμένη με τον στρατηγικό σχεδιασμό της επιχείρησης. Το E-ON HRM μεταφράζει τους στόχους της επιχείρησης ή του οργανισμού σε ανάγκες για ανθρώπινο δυναμικό. Δεν χρειάζονται πλέον excel φύλλα για την ανάλυση των αναγκών και τη διαμόρφωση μελλοντικών σεναρίων. Όλες οι αποφάσεις βασίζονται πλέον σε ένα λεπτομερές και συνεχώς ενημερωμένο Αρχείο Προσωπικού κατηγοριοποιημένο κατά ημερομηνία πρόσληψης, επίπεδο δεξιοτήτων, μονάδα, εκπαίδευση κλπ. που διευκολύνει την αναζήτηση πολύτιμων πληροφοριών. Που περιέχει λεπτομερές επαγγελματικό ιστορικό για το κάθε πρόσωπο συμπεριλαμβανομένων και συνημμένων εγγράφων. Όλα αποθηκευμένα σε ένα μόνο σημείο.
Το E-ON HRM παρέχει ένα αριθμό από καταστάσεις που επιτρέπουν μια ακριβή ποσοτική και ποιοτική ανάλυση του προσωπικού της επιχείρησης ή του οργανισμού ανά επίπεδο και ανά κατηγορία δεξιοτήτων, ανα μονάδα λειτουργική ή γεωγραφική. Μελλοντικές ανάγκες μπορούν να απεικονισθούν στο σύστημα με την μορφή θέσεων στο οργανόγραμμα που θα χρειαστεί να δημιουργηθούν μεσοπρόθεσμα ή μακροπρόθεσμα. Κάθε μια οργανική θέση μπορεί να περιγραφεί με λεπτομέρεια όσον αφορά τις δεξιότητες και τα προσόντα που απαιτεί.
Άλλες καταστάσεις παρέχουν στοιχεία για την κινητικότητα του προσωπικού λόγω συνταξιοδοτήσεων, μετακινήσεων, αδειών και άλλων αιτιών που έχουν ως αποτέλεσμα την αύξηση ή μείωση του προσωπικού εντός της επιχείρησης ή οργανισμού.
Όλη αυτή η λειτουργία της "Ανάλυσης Αναγκών" μπορεί να εκτελεστεί όχι μόνο από την κεντρική μονάδα διαχείρισης Προσωπικού αλλά και από άλλους εξουσιοδοτημένους χρήστες. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε περιπτώσεις επιχειρήσεων και οργανισμών με πολλαπλά κέντρα διοίκησης. Στην περίπτωση αυτή η λειτουργία της "Ανάλυσης Αναγκών" μπορεί να εκχωρηθεί σε στελέχη διευθύνσεων, λειτουργικών ή γεωγραφικών που συνήθως έχουν μια καλύτερη και λεπτομερέστερη εικόνα των αναγκών τους.
Τα αποτελέσματα από την "Ανάλυση των Αναγκών" συνήθως τροφοδοτούν τις "Προσλήψεις" όπου μια επιχείρηση ή οργανισμός θέλει να εξασφαλίσει ότι προσλαμβάνει τους καλύτερους ανθρώπους της αγοράς καθώς και την διαδικασία της εσωτερικής "Κινητικότητας του Προσωπικού" ώστε να επιτευχθεί η καλύτερη λειτουργία της επιχείρησης ή του οργανισμού.
Προσλήψεις
Η λειτουργία αυτή αρχίζει με την παραλαβή βιογραφικών από τους ανθρώπους που θέλουν να εργαστούν στην επιχείρηση ή στον οργανισμό. Αυτά είναι συνήθως έγγραφα χωρίς συγκεκριμένη δομή που έρχονται με διάφορους τρόπους. Σε χαρτί μέσω ταχυδρομείου και fax ή ηλεκτρονικά μέσω e-mails. Τα αρχεία βιογραφικών αυτού του είδους που δημιουργούνται ποτέ δεν μπορούν να επεξεργαστούν με τον καλύτερο τρόπο, με αποτέλεσμα χρήσιμη πληροφορία να χάνεται για πάντα. Η διαχείριση των βιογραφικών σε μια επιχείρηση ή οργανισμό είναι μια πολύ χρονοβόρα διαδικασία.
Το E-ON ΗRM δίνει τη δυνατότητα τυποποίησης της διαδικασίας παραλαβής των βιογραφίκών στην επιχείρηση. Οι υποψηφίοι μπορούν να επισκεφθούν το web site της επιχείρησης ή οργανισμού και να υποβάλλουν εκεί το βιογραφικό τους σε μια συγκεκριμένη μορφή ή ακόμη να το στείλουν με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Σε κάθε περίπτωση το ηλεκτρονικό βιογραφικό εισάγεται στο E-ON HRM είτε αυτόματα είτε με μια μικρή παρέμβαση της διεύθυνσης προσωπικού με τρόπο ώστε να περιλαμβάνει προκαθορισμένα υποχρεωτικά πεδία και αλλά πεδία με ελεύθερη δομή. Αυτή η αντιμετώπιση εξοικονομεί πολλές ώρες εργασίας στη συνέχεια της διαδικασίας προσλήψεων και αυτοματοποιεί τη διαδικασία επιλογής ενώ συμβάλει στην τοποθέτηση των σωστών ανθρώπων στις σωστές θέσεις στην ιεραρχία του οργανισμού. Όλα τα βιογραφικά φυλάσσονται σε μια κοινή βάση που είναι προσβάσιμη από τα εξουσιοδοτημένα στελέχη της επιχείρησης. Στην ίδια βάση μπορούν να εισαχθούν και τα βιογραφικά που έχουν παραληφθεί στο παρελθόν και τηρούνται σε χάρτινα αρχεία, αφού ψηφιοποιηθούν.
Το E-ON ΗRM επιτρέπει την διερεύνηση του αρχείου με βάση τα προκαθορισμενα υποχρεωτικά πεδία που μπορεί να είναι για παράδειγμα ηλικία, δεξιότητες, εκπαίδευση, κατοικία, κλπ ή με λέξεις κλειδιά σύμφωνα με τις εκάστοτε ανάγκες για στελέχωση θέσεων της επιχείρησης.
Στη συνέχεια το Ε-ΟΝ HRM αυτοματοποιεί και τυποποιεί όλες τις διαδιακασίες που συνδέονται με τις προσλήψεις καθιερώνοντας μια εταιρική πολιτική για τις συνεντεύξεις αξιολογήσεις, υποβολή προτάσεων πρόσληψης στους υποψήφιους κλπ.
Με τον τρόπο αυτό τυποποιούνται οι συνεντεύξεις ξεκινώντας από τη διαχείριση των προσκλήσεων προς υποψηφίους και συνεχίζοντας με τη διαχείριση ηλεκτρονικών εντύπων αξιολόγησης των υποψηφίων σε μια διαδικασία τύπου workflow. Η επιχείρηση ή οργανισμός καθορίζει την μορφή που θα έχουν οι φόρμες αξιολόγησης μέσω παραμέτρων που σχετίζονται με το ποιες θα είναι οι ερωτήσεις και πως θα αξιολογηθούν οι απαντήσεις των υποψηφίων. Η ηλεκτρονική φόρμα αξιολόγησης μπορεί να ακολουθήσει μια πορεία "work-flow” μεταξύ των στελεχών του οργανισμού στην περίπτωση που είναι απαραίτητο ο υποψήφιος να δώσει συνέντευξη σε περισσότερα του ενός στελέχη. Στο τέλος καταστάσεις του συστήματος δίνουν συνοπτικά και αναλυτικά στοιχεία για κάθε κύκλο αξιολόγησης.
Το E-ON ΗRM μπορεί επίσης να διαχειριστεί την επικοινωνία με τους υποψηφίους και την ενημέρωσή τους μέσω “To do’s” που θα υπενθυμίζουν στα στελέχη της επιχείρησης ή οργανισμού να διενεργούν συγκεκριμένες ενέργειες όπως να στέλνουν επιστολές ή e-mails σε συγκεκριμένες χρονικές περιόδους.
Σε συνδυασμό με την οργανωμένη "Ανάλυση Αναγκών" για προσωπικό η λειτουργία των "Προσλήψεων" δίνει τη δυνατότητα στην επιχείρηση ή οργανισμό να προγραμματίσει ανάγκες που μπορούν να προβλεφθούν και που αναμένεται να εμφανιστούν στο προσεχές μέλλον.
Οργανωτική Ένταξη
Αυτή η λειτουργία στοχεύει στο να εξασφαλίσει ότι οι άνθρωποι είναι τοποθετημένοι στο σωστό ιεραρχικό επίπεδο και τους έχουν ανατεθεί εργασίες ανάλογες με τις δεξιότητές τους και σύμφωνα με τις δεξιότητες που απαιτούνται για τη συγκεκριμένη θέση. Μέσα από την οργανωτική ένταξη η επιχείρηση ή οργανισμός θέλουν να εξασφαλίσουν ότι οι εργασίες εκτελούνται με τον βέλτιστο τρόπο και ότι δεν πλεονάζουν ή υπολείπονται εργασίες ή πρόσωπα. Γενικά θέλει να εξασφαλίσει ότι όλες οι εργασίες είναι σύμφωνες με τους επιχειρησιακούς στόχους.
Σε όρους του συστήματος τα παραπάνω αποτελούν τις λειτουργίες που καθορίζουν την οργανωτική δομή, την περιγραφή των θέσεων εργασίας και τις απαιτούμενες δεξιότητες για κάθε θέση. Έτσι το Οργανόγραμμα δίνει λεπτομερή πληροφόρηση σχετικά με την κάθε θέση, τις προδιαγραφές της, την τοποθέτησή της στην ιεραρχία, τις απαιτήσεις σε δεξιότητες και εκπαίδευση, την οργανική ενότητα που ανήκει, κλπ. Παρέχει μια πλήρη εικόνα για κάθε πρόσωπο και διευκολύνει την αναγνώριση πιθανών συγκρούσεων ή αναγκών για εργασιακή ανάπτυξη των ατόμων ή μετακινήσεις. Εξασφαλίζει ότι οι επιδόσεις αριστοποιούνται, ότι δεν υπάρχει επικάλυψη έργων και ότι όλοι οι άνθρωποι είναι τοποθετημένοι σύμφωνα με τους γενικότερους επιχειρησιακούς στόχους. Το σύστημα παρακολουθεί τα πρόσωπα σε συνδυασμό με τη συγκεκριμένη θέση στην οποία έχουν τοποθετηθεί και παράγει στατιστικά στοιχεία για τη σύνθεση της οργανωτικής δομής. Έτσι για παράδειγμα μπορεί να απαντήσει σε ερωτήσεις του τύπου: ποιοί είναι οι άνθρωποι (αριθμητικά και ονομαστικά) που κατέχουν τη θέση του λογιστή, πόσοι λογιστές υπάρχουν στην επιχείρηση, που είναι γεωγραφικά τοποθετημένοι κλπ.
Η κάθε επιχείρηση μπορεί να καθορίσει την οργανωτική της δομή μέσα στο σύστημα όπου οι κυριες παράμετροι είναι για παράδειγμα τα επίπεδα, οι θέσεις, οι γεωγραφικές τοποθεσίες κλπ. Στη συνέχεια μπορεί να καθορίσει τις σχετικές δεξιότητες και τις προσωπικές ιδιότητες όπως θέλει να εμφανίζονται στις καρτέλλες του προσωπικού. Για παράδειγμα: Προσωπικότητα, Επικοινωνιακή ικανότητα, Εκπαίδευση, Τεχνικές δεξιότητες, Ξένες Γλωσες, κλπ. Για κάθε από τα παραπάνω μπορούν να καθοριστούν υποκατηγορίες. Η ατομική καρτέλα του κάθε προσώπου περιλαμβάνει τα προσωπικά του στοιχεία (εκπαίδευση, πληροφορίες, δεξιότητες κλπ), τα απαιτούμενα προσόντα για τη θέση που κατέχει, τις αξιολογήσεις που έχει υποστεί και κάθε άλλο σχετικό έγγραφο. Το κάθε πρόσωπο εντάσσεται στο οργανόγραμμα σε μια "Μονάδα", "Τοποθεσία", ή "Βαθμίδα". Η επιλογή του αντίστοιχου link στις οθόνες του συστήματος δίνει όλη την πληροφόρηση για την θέση ή το πρόσωπο που την κατέχει. Το E-ON HRM μπορεί να δεχθεί απεριόριστο αριθμό Μονάδων, Τοποθεσιών και Βαθμίδων ανάλογα με τις ανάγκες κάθε οργανισμού ή επιχείρησης και παρέχει πλήρη πληροφόρηση για το διαθέσιμο προσωπικό και το κόστος διατήρησής του, ιδιαίτερα χρήσιμη για αποφάσεις που σχετίζονται με μείωση ή ανακατανομή του κόστους.
Η ένταξη νέων στελεχών τυποποιείται και υποστηρίζεται από τις Self Service ιδιότητες του συστήματος. Ο νέος υπάλληλος μπορεί να ακολουθήσει συγκεκριμένα εκπαιδευτικά σεμινάρια μέσω του E-ON ΗRM, να διαβάσει κάποια εγχειρίδια για την εξοικίωσή του με το περιβάλλον εργασίας, να ενημερωθεί για τις πολιτικές και διαδικασίες της επιχείρησης. Πρόσθετα οι ανάγκες για εκπαίδευση όπως θα διαφανούν στην διαδικασία της ένταξης μπορούν να μεταφερθούν αυτόματα στο Πλάνο Εκπαίδευσης του κάθε συγκεκριμένου ατόμου.
Αξιολόγηση Απόδοσης
Ροές εργασίας που καθορίζονται παραμετρικά παρέχουν πλήρη ευελιξία σχετικά με το Ποίος, (εξουσιοδοτημένο προσωπικό), Πότε (χρόνος ή σειρά) και Τι (είδος πληροφορίας) βλέπει το κάθε πρόσωπο και τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν.
Πολλαπλοί τύποι από φόρμες αξιολογήσεων είτε προγραμματισμένες από πριν είτε ad hoc ενεργοποιούνται προκειμένου να καλυφθούν διάφορες ανάγκες αξιολόγησης για πρόσωπα, ενέργειες, γεγονότα, κλπ.
Οι φόρμες αξιολογήσεων περιλαμβάνουν λεπτομερή στοιχεία επιδόσεων και παρέχουν μια πλήρη εικόνα για κάθε πρόσωπο και τα βασικά στοιχεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη σε περίπτωση αναπροσαρμογής μισθών και προαγωγών ή μειώσεων προσωπικού.
Επαγγελματική Εκπαίδευση
Το Ε-ΟΝ HRM παρέχει τη δυνατότητα σε κάθε επιχείρηση να δημιουργεί και προγραμματίζει το δικό της πρόγραμμα εκπαίδευσης που προκύπτει αφού καθορίσει τις ανάγκες εκπαίδευσης ανά άτομο και στη συνέχεια να προγραμματίζει σεμινάρια και εκπαιδεύσεις ανάλογα με τις ανάγκες του προσωπικού της. Κάθε υπάλληλος μπορεί να υποβάλλει ηλεκτρονική αίτηση μέσω του συστήματος για να συμμετάσχει σε κάποια εκπαίδευση. Οι εγκρίσεις στο αίτημά του από τους προϊσταμένους του ακολουθούν μια προκαθορισμένη διαδικασία τύπου "work flow". Μετά την διεξαγωγή της εκπαίδευσης μπορούν να υποβληθούν καταστάσεις κόστους και χρόνου ώστε να ληφθούν οι απαραίτητες εγκρίσεις για τυχόν πληρωμές. Στοιχεία για την παρακολούθηση του κάθε ατόμου επισυνάπτονται στην ηλεκτρονική του καρτέλα. Η αξιολόγηση της εκπαίδευσης επιτυγχάνεται μέσα από ηλεκτρονικές φόρμες που συμπληρώνουν οι εκπαιδευόμενοι με την ολοκλήρωσή των προγραμμάτων..
Προκαθορισμένες απαιτήσεις εκπαίδευσης, δεξιοτήτων και προσόντων για κάθε οργανική θέση συνδυασμένες με τα επίσης πραγματικά στοιχεία σχετικά με το προφίλ και τις εκπαιδευτικές ανάγκες των προσώπων δίνουν τη δυνατότητα για άμεση κάλυψη των κενών θέσεων και προσφέρουν ένα ανεκτίμητο εργαλείο προγραμματισμού του μέλλοντος
Διαχείριση Απολαβών
Το κάθε στέλεχος δικαιούται να λαμβάνει τον μισθό που του αξίζει. Αυτός είναι ένας βασικός στόχος της Διαχείρισης του Ανθρώπινου Δυναμικού. Το σύστημά μας βοηθάει τη διοίκηση του οργανισμού ή επιχείρησης να κάνει μια συνολική αξιολόγηση όλων των παραγόντων που επηρεάζουν τη διαμόρφωση των μισθών. Μέσα από καταστάσεις και συγκριτικά αποτελέσματα το σύστημα λαμβάνει υπόψη του όλα εκείνα τα στοιχεία που καθορίζουν τον "δίκαιο μισθό" για κάθε άτομο σύμφωνα με τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων, τα προσωπικά χαρακτηριστικά του κάθε υπαλλήλου, την εκπαίδευσή του, τη θέση του στην ιεραρχία κλπ.
Κινητικότητα Προσωπικού
Λεπτομερής πληροφόρηση σχετικά με την κάθε θέση, τις προδιαγραφές της, την τοποθέτησή της στην ιεραρχία, τις απαιτήσεις σε δεξιότητες και εκπαίδευση, την οργανική ενότητα που ανήκει, κλπ, παρέχει μια πλήρη εικόνα για κάθε πρόσωπο και διευκολύνει την αναγνώριση πιθανών συγκρούσεων ή αναγκών για εργασιακή ανάπτυξη των ατόμων ή μετακινήσεις.
Εξασφαλίζει ότι οι επιδόσεις αριστοποιούνται, ότι δεν υπάρχει επικάλυψη έργων και ότι όλοι οι άνθρωποι είναι τοποθετημένοι σύμφωνα με τους γενικότερους επιχειρησιακούς στόχους. Ταυτόχρονα το σύστημα παρακολουθεί συνεχώς τα πρόσωπα σε συνδυασμό με την θέση που κατέχουν στην επιχείρηση και παράγει στατιστικές σχετικές με τη δομή της ιεραρχίας.
Προαγωγές, υποβιβασμοί και μετακινήσεις καταγράφονται λεπτομερώς μέσα από ροές εργασίας που αναπαριστούν την όλη ελεγκτική και εγκριτική διαδικασία.
Μείωση Προσωπικου
Αυτή η λειτουργία κλείνει και τον κύκλο της Διαχείρισης του Ανθρώπινου Δυναμικού. Σε κάποια χρονική στιγμή είναι πιθανόν το προσωπικό μιας επιχείρησης ή οργανισμού να πρέπει να μειωθεί με οργανωμένο τρόπο. Σήμερα όλο και περισσότερες επιχειρήσεις βρίσκονται στη θέση να πάρουν τέτοιου είδους δύσκολες αποφάσεις. Το σύστημά μας μέσα από ένα αριθμό πληροφοριακών καταστάσεων παρέχει τα απαραίτητα στοιχεία προκειμένου να ληφθούν οι σωστές αποφάσεις σχετικά με τη μείωση προσωπικού.
|
|
|
|
|
|
| |
|